28 Ott Riunioni efficaci, semplici strategie
Le riunioni inutili danneggiano il tuo business
Ci sono aziende che dedicano tantissimo tempo alle riunioni (o, per dirla con gli anglosassoni meeting), senza che queste abbiano siano realmente efficaci! sull’andamento del business o sull’avanzamento di un determinato progetto. I manager, sono spesso stritolati da interminabili riunioni, interrotte da brevi pause.
Che sia utile confrontarsi, soprattutto nel mondo di oggi, dove l’evoluzione e il cambiamento sono quotidiani compagni di lavoro, è vero. Ma è anche vero che il tempo è la risorsa più preziosa che hai a disposizione e devi utilizzarla al meglio.
Quali collaboratori convocare per riunioni efficaci?
Il comune denominatore per le tue riunioni è che, i partecipanti, abbiano il ruolo e la competenza per portare il proprio contributo al gruppo. Quindi stai bene attento a chi coinvolgi (sottraendo del tempo al suo lavoro) e chiediti se davvero, il collaboratore in questione, può portare un utile contributo.
Ha le competenze per valutare il problema (o un aspetto del problema)?
Ha un ruolo che gli permetterà di mettere in campo strategie opportune?
Ha l’esperienza per suggerire soluzioni?
Quando si deve convocare una riunione
Ci sono vari motivi per cui è necessario incontrarsi, vediamo i principali:
Decidere la strategia aziendale (o del team)
Risolvere problemi urgenti
Creare, ottimizzare o implementare piani strategici
Scambiarsi pareri e informazioni, dare e ricevere feedback
Personalmente tendo a sconsigliare riunioni atte a dare direttive.
Cioè istruzioni, procedure ecc. che sono già state decise dal management e devono solo essere comunicate. Al giorno d’oggi per questo (che non richiede contributi e feedback da parte dei collaboratori) ci sono altri sistemi ben più veloci.
Come organizzare la riunione efficace
Una volta deciso che la riunione è necessaria e chi invitare, bisogna comunicarlo agli interessati con largo anticipo.
Nella comunicazione ci dovranno essere:
L’orario di inizio e fine riunione
Il luogo
L’obiettivo (lo scopo) della riunione
L’ordine del giorno (tutti gli argomenti che verranno toccati)
L’invito a presentarsi con una proposta per ogni punto
Strategie durante per riunioni efficaci
Per prima cosa nomina un segretario che redigerà il verbale. Nel caso anche un moderatore, che controlli i tempi d’intervento e aiuti i collaboratori a restare nell’argomento.
Incomincia riassumendo i motivi che hanno portato alla convocazione e ciò che ti aspetti alla fine dell’incontro.
Procedi ad affrontare i vari argomenti, facendo in modo che tutti i collaboratori abbiano la possibilità di parlare.
Concludi sempre con una to do list. Chi fa cosa entro quando.
Sarà cura del segretario redigere un report da spedire a ogni membro, con evidenziati i compiti e le scadenze per ognuno.
Collaboratori problematici a una riunione
Nelle riunioni efficaci ognuno dà il suo contributo, nel rispetto dei tempi, del ruolo e dei collaboratori.
Quando spiego il mio modello di gestione delle riunioni, molti clienti mi dicono: “Facile parlare, tu non conosci la gente con cui ho a che fare!”
In effetti è vero, dopo tutta la teoria, la preparazione e la buona organizzazione, bisogna fare i conti con il carattere di ognuno dei collaboratori.
Seguimi in questo video per valutare qualche strategia “difensiva” per trasformare possibili baraonde in riunioni efficaci.
L’argomento è vasto e può essere gestito secondo le esigenze della tua azienda e del tuo team. Con un coach e counselor, puoi ottenere velocemente grandi risultati.
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